+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно вести реестр входящей корреспонденции

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как вести журнал входящей корреспонденции

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные внутриучрежденческие нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании.

Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями телеграф, телефон, электронная почта. Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями. Рассмотрим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание работников службы ДОУ при приеме, обработке и прохождении поступающих документов в компанию.

Все документы, поступающие в компанию включая телеграммы, факсограммы , проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта пакета проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.

Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Принятые факсограммы факсы регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в компании необходимо установить иные сроки и разработать дополнительные способы обработки и передачи документов, то эта информация включается в локальный нормативный акт, регламентирующий делопроизводство компании и подлежащий неукоснительному выполнению.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в компании распределения обязанностей между руководством.

Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству компании. Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству компании в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных РКФ вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.

Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя, или по договоренности между руководителями подразделений. Вся корреспонденция: поступающая входящая , отправляемая исходящая или внутренняя должна проходить регистрацию в службе ДОУ компании.

Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа с проставлением на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в РКФ. При децентрализованной — регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.

На поступающих входящих документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Регистрационный номер документа служит его учетным и поисковым признаком, поэтому в компании должна быть разработана единообразная и стабильная система регистрации документов.

Составные части регистрационного номера должны иметь в нем постоянное расположение. Регистрационный номер поступающего входящего документа включает в себя порядковый номер поступления в пределах календарного года. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и вынесения резолюции может дополняться через косую черту кодов подразделения — исполнителя в соответствии с принятым в компании классификатором подразделений , например:.

Если в компании имеется номенклатура дел , то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз. Наиболее распространенным способом в настоящее время является занесение сведений с клавиатуры компьютера в карточку, которая отображается на мониторе, с ее последующей распечаткой в необходимом количестве экземпляров.

При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде в Word или Excel. В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR. При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы РКФ и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводится его фамилия, имя, отчество и адрес. Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа. Регистрационный номер документа В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа.

Дата поступления Переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационном штампе. Регистрационный входящий номер документа Регистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа регистрационного штампа. Заголовок краткое содержание документа Переносится из документа; при его отсутствии формируется работником службы ДОУ. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

Резолюция В РКФ переносится из резолюции, наложенной на документ руководителем. Указывается фамилия исполнителя исполнителей , содержание поручения, автор и дата резолюции.

Срок исполнения документа Проставляется дата, установленная нормативными правовыми актами или руководителем и содержащаяся в резолюции. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа ответа , ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу.

Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ. Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов. Делопроизводство от А до Я. Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Toggle navigation. Забыли свой пароль? Ваше имя. Закрыть Подписаться.

Работа с входящей корреспонденцией. Полезная статья? Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях:. Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

Бланки Запрос о выдаче выписки из ЕГРЮЛ Счет-проформа проформа-инвойс Международная товарно-транспортная накладная Характеристика с места работы Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Нормативные акты Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены Приказом Росархива от Статьи Советует делопроизводитель.

Как упорядочить документы в офисе Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные Сроки хранения документов кредитных организаций Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства Сроки хранения документов в сфере гостиничного хозяйства и туристической деятельности.

Популярные материалы. Определить сроки хранения Калькулятор архивной обработки Калькулятор величин. Ваши идеи. Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей. О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул. Электрозаводская, д. Copyright www. Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Автор корреспондент документа. При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией- автором документа.

Регистрационный номер документа. В РКФ переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией- автором документа. Дата поступления.

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Активировать демодоступ. В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции.

Цель лекции: понять общие правила организации документооборота в учреждениях и организациях. Документооборотом называется движение документов с момента их создания или получения до полного завершения исполнения или отправки. Названные функции обеспечиваются регистрацией документов — записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт создания документа, его отправки или получения. Регистрация также позволяет вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения. Вся корреспонденция, поступающая в учреждение, принимается и регистрируется делопроизводителем.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Открыть и скачать онлайн. Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Как правильно вести реестр входящей корреспонденции

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти. Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение служба ДОУ или секретарскую службу. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи.

Сотрудник, который назначается руководством ответственным за решения вопроса, поставленного в письме, называется "исполнителем". Отправитель или автор письма называется "корреспондентом". Корреспондентом может быть физическое лицо, в этом случае фиксируется его фамилия и инициалы, или юридическое, в этом случае фиксируется его полное название. Эти сведения являются обязательными.

Журнал регистрации входящих документов

.

.

Журнал регистрации исходящих документов

.

Посмотрите примерный образец журнала регистрации входящих по выбору способа регистрации такая: вести журнал регистрации входящих в книгу.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Милан

    Здравствуйте. Хотел поинтересоваться у меня кожная болезнь дерматит чешется все руки ноги .и ещё плохое зрение . Берут ли с этими диагназами ?